سوال

Should the organization  get any signed document from that person and also inform him that his fees will be paid through zakat?

اَلجَوَابْ بِاسْمِ مُلْہِمِ الصَّوَابْ

Yes, it is necessary  to obtain the consent of  a needy and eligible person (Mustahiqq –e- Zakat) and inform him to pay his fee (e.g. paying their due tuition fee, due bills of  a hospital or the price of  medicine bought for him). 

الدر المختار (2/ 344- 356):

ويشترط أن يكون الصرف ( تمليكا ) لا إباحة كما مر.

حاشية ابن عابدين (2/ 344):

قوله (تمليكا) فلا يكفي فيها الإطعام إلا بطريق التمليك، ولو أطعمه عنده ناويا الزكاة لاتكفي، ط.

 تحفة الفقهاء (1/ 307):

وأما إذا قضى دين حي فقير، فإذا قضى بغير أمره يكون متبرعا ولا يقع عن الزكاة، وإن قضى بأمره فإنه يقع عن الزكاة ويصير وكيلا في قبض الصدقة عن الفقير والصرف إلى قضاء دينه، فقد وجد التمليك من الفقير فيجوز.